私どもの基金は、2017年の10月に代行返上によって企業年金基金になりました。加入事業所数は284事業所、加入者数19,161名、受給者数1,366名、業務委託形態はⅡ型です。（2020年9月現在）

以前は、所在地を健保組合と同一としておりましたが、2018年の4月に一体運営を解消して、事務所を分離しております。

厚生年金基金の時は届書が複写式になっており、事業所様からは1度書いた届書を基金兼健保と年金事務所の2か所に送っていただくという流れでした。

ところが、企業年金制度に移行したことによって、届書が、基金、健保、年金事務所の3か所に必要となり、更に当基金ではDC制度も開始したことから、事業所様の事務および郵送にかかる負担が増加してしまいました。

また、同時期に社会保険に関して大企業では電子申請が義務化される動きがあり、既に電子化に取り組まれている事業所様からは「いまだに手書きの届書というのはあり得ない」という厳しいご指摘をいただいていました。

このままでは、基金だけが時代の流れから取り残されてしまうと危惧し、届書の電子化について基金独自に取り組みを行ったことが、このWebシステム導入に繋がりました。

当基金はDBだけでなくDCも行っていますので、手続きはそれぞれに必要となります。以前は、DBの届だけが出てきて、DCは出てきていないということが度々ありました。特にDCの取得届は過去に遡って手続きをすることはできませんので、届出漏れは大きな問題となります。

Webシステムからの届出の場合、DBで入力した情報は自動的にDCにも反映されますので、届出漏れの防止に大いに役立っています。

また、当基金では年1回、全事業所様に標準給与の提出をお願いしておりますが、毎年、全加入者の情報を出力して、全事業所様宛てに郵送し、事業所様で手書きされた物を基金に返送していただいていました。

現在は、Webシステムのファイルアップロード・ダウンロード機能を活用し、基金と事業所様間で算定基礎情報のエクセルファイルをWebシステム上で、受渡すようにしています。このシステムでは複数の事業所様宛てにまとめてファイルをアップロードすることができ、ファイル名から指定の事業所様へ自動で振り分けることができるので、郵送に係る手間とコストの削減はもちろん、誤送付のリスクも無くなりました。

一般的なシステム上のセキュリティ対策はもちろん取られていますが、運用面においても、事業所様がWebシステムに入力されたデータは、基金が日次で取り出して削除し、Webシステム上にデータを滞留させないようにしています。

また、このWebシステムは当基金の基幹システムとは分離されていますので、基幹システムで管理している個人情報がこのWebシステムを介して漏れることはありえません。

万が一のことがあっても、被害が最小限に食い止められるよう、リスク管理をした上でシステムを有効活用しています。

事業所様への案内ですが、当基金では、毎月の納付書とともに基金からの情報をニュースとして各事業所様にお送りしています。
その中でWebシステムの導入については、前々から案内を継続して行っていました。

利用者申込書を同封したり、当基金のHPから申込書をダウンロードできるようにして準備を進め、各地での説明会も実施しました。

本稼働の直前には、「お待たせしました！いよいよ適用Webシステムが稼働します！」という、具体的なWebシステムへのアクセス方法や入力フォームの利用イメージ資料をご提示し、利用事業所様への周知を行いました。

現在のWebシステム利用状況は、284の加入事業所のうち、254の事業所様（約9割）にこのシステムを使っていただいています。

Webシステム導入後、実際に事業所様から「事務負担が軽減したよ」というお声を頂戴しています。
書類の記入手間の軽減、郵送費用の削減、入力記録の出力による安心感の向上、こういった効果が各事業所様の皆様とのお話した際に実感でき、電子化のニーズは思っていた以上に高いということを再認識しました。

事務の負担の軽減はもちろん、「時代に乗り遅れない基金」というイメージをもっていただいたことも、大きな成果であると思っています。

国がペーパーレスを推進している中、行政手続きにおいてすら紙でしか受け付けないものは、ごくわずかとなっています。
総合型基金の魅力を維持するためにも、このような新しい取り組みを継続して進めていきたいと考えています。

2020年9月取材